بسنت شوقي
تنظيم الوقت وإدارته هو فن هام يجب على الجميع معرفته وذلك للمساعدة في استغلال كل لحظة باليوم الاستغلال الأمثل
اليوم يتكون من 24 ساعة فقط وأحيانا ما نشعر أن تلك الساعات ال 24 هي قليلة للغاية على كل المهام التي نريد القيام بها
ما بين الذهاب للعمل وأداء مهام العمل المتنوعة، ومن ثم العودة وأداء ما يتبقى من مهام لبعض الأشخاص مما يشعرك بازدحام يومك دون طائل
وهذا الأمر ينطبق أيضا على الطالب الذي يزدحم يومه بين الذهاب للمدرسة أو الجامعة ومتابعة تحصيل دروسه ودوراته الدراسية
ومذاكرة ما حصله من علوم خلال اليوم وأداء الواجبات المنزلية، مما قد يتسبب بإحباطه بسبب عدم وجود وقت كافِ لأداء كل تلك المهام.
كيفية تنظيم الوقت بطريقة صحيحة
تختلف المهام اليومية من شخص لأخر، فالطالب غير العامل أو الموظف، ربة المنزل غير السيدة العاملة
كل منهم له مهام مختلفة لا يستطيع أحد تنظيمها سواه
ولهذا فإن تنظيم الوقت يختلف بين كل منهم، ولذلك يجب عليك اتباع بعض القواعد حتى تستفيد من يومك على أكمل وجه
عمل خطة يومية
إن إعداد خطة يومية أو أسبوعية هي أهم عامل من عوامل تنظيم الوقت
فمن الصعب للغاية أن تقوم بتنظيم وقتك دون خطة موضوعة مسبقاَ
ولهذا نجد أن أكثر رجال الأعمال وربات البيوت والسيدات العاملات نجاحا هم المتبعين لخطة قاموا بوضعها مسبقاَ
ولعمل تلك الخطة يجب عليك أولا تحديد المهام التي يجب عليك القيام بها في اليوم التالي
ثم تحديد درجة أهمية كل مهمة من تلك المهام، بداية من استيقاظك من النوم حتى عودتك للفراش مجدداَ
ثم تنظر لتلك المهام الأقل أهمية وتسأل نفسك ذلك السؤال الهام: ماذا لو لم أفعل هذا الأمر؟؟ هل سيحدث أمر سيء أم سيكون أمراَ جيداَ أم لن يحدث شيء على الإطلاق؟؟
إذا كانت اجابتك على هذا السؤال أحد الخيارين الثاني أو الثالث فيمكنك الاستغناء عن هذا الامر وأنت مبتسم ابتسامة عريضة
أما لو كان خيارك هو الأول فضعه في قائمة المهام الخاصة بك ولكن لن يحدث ضرر إن وضعت كأخر الأمور التي تريد القيام بها في ذلك اليوم
أما عن عمل خطة أسبوعية فهي ممكنة لمن يقومون بأداء مهام شبه ثابتة يومياَ، ولا يحدث عليها الكثير من المتغيرات
مثل قيام المرأة بالأعباء المنزلية اليومية إلى جانب رعاية الأطفال، وإلى جانب القيام بعملها إن كانت سيدة عاملة
ولكن يجب دوماَ الوضع بالحساب عند إعداد قائمة المهام الخاصة بك سواء أكانت تلك القائمة يومية أو أسبوعية
أن هناك دوماَ حالات طارئة لن تكون في الحسبان على الاطلاق، كزيارة مفاجئة لم تكن تتوقعها
كمهمة طرئت فجأة ويجب القيام بها فوراَ، فيجب عليك أن تعلم هذا الأمر جيداَ وتتجهز له نفسياَ حتى لا تشعر بالإحباط إذا حدث شيء عطل جزء من مخططاتك.
الروتين اليومي وتنظيم الوقت
كما ذكرنا فإن هناك بعض الأمور الروتينية التي نقوم بها بصورة يومية، ولهذا فهي دائما ما تكون رئيسية في اول قائمة المهام اليومية
وذلك فنحن نعرف مسبقاَ الوقت الذي يستهلكه منا كل عمل من تلك الأعمال الروتينية، فنأخذ على سبيل المثال الموظف
فهو على علم بالوقت الذي يجب عليه الاستيقاظ فيه، والوقت الذي يستهلكه للاستعداد للذهاب إلى العمل، ثم الوقت المستهلك في الوصول للعمل وهكذا حتى نهاية اليوم
ولهذا فيمكنه بكل سهولة عند وضع قائمة مهامه اليومية أن يعلم مسبقاَ الوقت المستهلك في العادة وتحديد المهام المتبقية في الساعات التي تبقت له في اليوم
وهذا سوف يسهل عليه الكثير من الأمور فيما بعد.
مراقبة الوقت
مراقبة الوقت شيء أساسي وهام، حيث قد تكتشف خلال مراقبتك لوقتك اليومي أن لديك الكثير من الوقت الضائع بلا فائدة تذكر
ولكن هذا لا يعني بالطبع عدم تحديد وقت للترفيه عن نفسك خلال اليوم حتى لا تصاب بالملل من كثرة العمل
مما قد يتسبب لك بإحباط، ولكن لا يجب أن يضيع أغلب وقتك في هذا الترفيه أو في الأمور التي لا يوجد منها طائل
وهي في الواقع أكثر الأمور التي نقوم بها يوميا، حيث يمكنك التأكد من هذا الأمر إن قمت بمراقبة وقتك وتحديد ما قمت به بالورقة والقلم
حيث يمكنك كتابة وتحديد الوقت الذي استهلكته مثلا في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي، حيث ستكتشف غالبا أن 90% من وقتك ذهب عليها دون أن تشعر حتى بذلك
وهكذا في العديد من الأمور التي يمكنك الاستغناء عنها بسهولة
القيام بمهام متعددة
من الأمور المتعارف عليها أنه من المستحيلات القيام بأمرين هامين سويا، حيث لا يمكنك على سبيل المثال تصفح الانترنت وفي ذات الوقت تقوم بالمذاكرة
أو أن تقوم بقراءة كتاب ما وتنهي أعمالك المكتبية في ذات الوقت
ولكن لكل قاعدة شواذ، حيث يمكنك مراجعة بعض ملفات العمل أو مراجعة بعض الدروس إن كنت طالب أثناء المواصلات العامة
وأشياء من تلك الأمور البسيطة ولكن أمور هامة مع أمور يمكن الاستغناء عنها بكل بساطة، فستكون إضاعة للوقت والمجهود في آن واحد
التخطيط السليم
التفكير؛ كثيرا ما نفكر في العديد من الأمور وكيف نقوم بفعلها، حتى أننا يمكن أن نفكر في القيام بها بأكثر من طريقة مختلفة
ونظن أحيانا أننا قد وصلنا للطريقة المثالية، ولكن ماذا لو؟؟
ماذا لو كنا قد فكرنا بطرق أكثر مثالية ولكننا نسيناها بسبب كثرة التفكير في طرق مثالية أخري أو أننا لم نلاحظ أنها طرق مثالية في وقتها؟
ولهذا يفضل عند التفكير أن تقوم بالتفكير كتابة على الورق امامك، أي أن تكتب كل الأفكار التي تخطر ببالك في أي أمر من الأمور
وهكذا يمكنك العودة لها مرة أخرى أو بأي وقت ترغب به والمقارنة بين بعضهم البعض لاختيار الأمثل منهم جميعا
وهذا المخطط الكتابي للأفكار يساعد كثيرا على تنظيم الوقت بصورة جيد.
التركيز أساس انجاز المهام
من أهم الأساسيات التي تعمل على إضاعة الوقت أثناء العمل أو الدراسة، أو اثناء انجاز المهام اليومية بصفة عامة هو عدم التركيز
فهناك العديد من الأمور حولنا والكثير من وسائل التكنولوجيا التي قد تسبب بإضاعة وقتنا دون شعور منا بذلك كما ذكرنا سابقا
لهذا عند القيام بأمر من الأمور الهامة للغاية كالمذاكرة أو العمل يجب أن تقوم بعمل فصل تام بينك وبين العالم من حولك
كإغلاق هاتفك، والبعد عن كل وسائل التواصل الاجتماعي لحين الانتهاء مما تقوم به
خاصة وأن كل تلك التكنولوجيا تحديدا قد تتسبب بإضاعة وقتك بلا فائدة أو طائل يذكر
وكلما ابتعدت عن تلك الأمور أثناء العمل أو الدراسة ستجد أن تحصيلك التعليمي أو انجازاتك العملية تطورت وأصبحت أفضل
كما ستجد نفسك قد أصبحت أكثر فاعلية
وهذا تحديدا هو أساس ومبدأ تنظيم الوقت حتى لا يتم اهدار الدقائق بلا فائدة.
تنظيم الوقت هو أهم أمر يجب عليك القيام به، ليس فقط من أجل القيام بالمهام المتعددة التي ترغب بعملها كل يوم
ولكن لأن هذا التنظيم سوف يساعدك على الشعور بأهمية الوقت الذي منحك المولى عز وجل إياه لاستثماره بطريقة صحيحة
بل ستجد أيضاَ أنه يوجد لديك وقت فراغ بعد الانتهاء من تلك المهام اليومية، إلى جانب السعادة التي ستشعر بها بعد الانتهاء من كل مهمة من تلك المهام.
اقرأ ايضا: